University of South Australia

Die University of South Florida hat mehr als 33.000 Studierende und 7.000 Fakultätsmitglieder. Die Universität bezeichnet sich selbst als „University of Enterprise“ – als Institut, das es sich zur Mission gemacht hat, Unternehmensgeist und Innovation zu fördern. In diesem Zusammenhang wird großer Wert auf ein einzigartiges Lehr- und Lernerlebnis gelegt. Dies beginnt bereits bei der Einstellung von Personal – über 70 % der Lehrkräfte haben ein Doktorat – und beim Erlebnis dieses Personals im Rahmen der Arbeit für die Universität.

Herausforderung

Wenn die Universität einen passenden neuen Kandidaten findet, soll dieser durch ein effizientes Onboarding möglichst schnell eingearbeitet werden. Insbesondere administrative Aufgaben wie das Einreichen von Stundenzetteln sollen vereinfacht werden. Kurz gesagt sollen Lehrkräfte und Verwaltungspersonal sich darauf konzentrieren können, Studierende auf ihrem Weg zum Uni-Abschluss zu unterstützen, statt sich unnötig mit zeitaufwändigen und wenig sinnvollen administrativen Systemen herumschlagen zu müssen. Nicht umsonst hat der Rektor der Universität einen strategischen Aktionsplan erstellt, damit sämtliche administrativen Systeme bis 2018 online sind. So sollen der Bedarf an Papierunterlagen und manuelle Prozesse beseitigt werden. Dies ist keineswegs ein leichtes Unterfangen, wenn man bedenkt, dass die UniSA derzeit mehr als 400 verschiedene Papierformulare benötigt, um seine Betriebsaufgaben zu erfüllen.

Die Lösung von Appian

Der Low-Code-Ansatz von Appian Cloud erlaubt es den verschiedenen Geschäftsbereichen und der IT-Abteilung, gemeinsam in Rahmen der schnellen Prototyperstellung zu arbeiten und diese für die Bedürfnisse der Universität zu skalieren. Die einzigartige Systemarchitektur von Appian gewährleistet, dass jede beliebige Anwendung nahtlos und ohne Einschränkung auf dem Desktop, im Web und auf mobilen Geräten funktioniert. Die Flexibilität der Benutzeroberfläche erlaubt darüber hinaus sowohl im internen als auch im externen Gebrauch ein völlig individuelles Branding. Wenn sich neue Kandidaten bei der UniSA bewerben und eingestellt werden, finden die ersten Interaktionen über Appian statt. Dabei agiert Appian jedoch ausschließlich im Hintergrund: Appian Sites erstellt ein firmenspezifisches und intuitives Nutzungserlebnis, sodass für den Bewerber der Eindruck eines modernen und vertrauenswürdigen Unternehmens entsteht. Appian ist mit dem Online-Rekrutierungssystem der UniSA integriert und automatisiert in diesem Zusammenhang sämtliche Onboarding-Prozesse. Sämtliche Überprüfungs- und Genehmigungsverfahren spielen sich online ab und Kandidaten können ihre Arbeitsverträge auf einem Mobilgerät akzeptieren. Das Onboarding von neuem HR-Personal konnte von 3 Wochen auf 24 Stunden verkürzt werden.

Auch die Verwaltung von Stundenzetteln wurde in das Internet verlagert. Diese können nun von überall eingereicht werden und automatisierte Benachrichtigungen erinnern Mitarbeiter daran, dies rechtzeitig zu tun. Nach der Einreichung werden die Stundenzettel unmittelbar zur Überprüfung und Genehmigung an Manager weitergeleitet werden. So können Aufgaben im Zusammenhang mit Stundenzetteln heute 20 Mal schneller erledigt werden als zuvor. Dies sind nur zwei Beispiele der zahlreichen Erfolge, welche die Universität bisher erzielen konnte. Ein weiterer entscheidender Vorteil ist die Tatsache, dass Appian zur Abwicklung aller 400 bisher auf Papierunterlagen basierenden Prozesse eingesetzt werden kann.