Queensland University of Technology

Die Queensland University of Technology (QUT) ist eine der am schnellsten wachsenden Forschungsuniversitäten Australiens. Die Nachfrage nach ihren Kursen ist hoch, und derzeit sind fast 50.000 Studierende eingeschrieben, um von der Praxiserfahrung zu profitieren, die die Einrichtung ihnen bietet.

An der QUT sind fast 13.000 Mitarbeiter tätig, die in enger Zusammenarbeit mit Fachexperten unterrichten, angewandte Forschung betreiben und die theoretische Ausbildung um eine praktische Perspektive erweitern. Die hochmodernen Anlagen der Universität in Brisbane bieten qualitativ hochwertige Lern-, Lehr- und Forschungsräume und Technologien, um den Bedürfnissen von Studierenden, Akademikern und Forschern besser gerecht zu werden.

Herausforderung

Als eine der führenden australischen Universitäten mit globaler Perspektive und praxisorientiertem Fokus ist QUT bestrebt, seinen Mitarbeitern und Studierenden durch kontinuierliche digitale Transformation eine zeitgemäße Erfahrung zu bieten.

Die digitale Transformation von QUT sollte dazu beitragen, eine Reihe von Herausforderungen zu bewältigen, darunter die sich wiederholenden und arbeitsintensiven Geschäftsprozesse der Universität, die zu Ineffizienz, Ungenauigkeiten und Verzögerungen führten.

Zuvor wurden über 1.000 manuelle Formulare in verschiedenen Universitätsabteilungen verwendet. Dies führte zu einem hohen Risiko für menschliche Fehlerquellen, da das Personal Papierformulare ausfüllte. Die bisherigen Prozesse boten zudem einen begrenzten Prüfpfad, keine KPIs und verursachten Compliance-Probleme.

„Das rasche Wachstum der Universität bedeutete, dass wir die Kapazitäten der bestehenden manuellen Geschäftsprozesse ausgeschöpft hatten und diese nicht mehr in der Lage waren, mit dem Arbeitsaufkommen Schritt zu halten“, so Denise Toman, stellvertretende Direktorin des Business Process Improvement Office (BPIO) an der QUT. „Es wurde zu einer Priorität für QUT, die Verbesserung und Transformation von Geschäftsprozessen mithilfe von Technologie zu verfolgen.

Die Lösung von Appian

QUT entschied sich für Appian, um die Geschäftsprozesse der Universität auf der Low-Code-Cloud-Plattform von Appian zu automatisieren, was der Organisation erhebliche Vorteile bringt.

„Wir haben uns dafür entschieden, uns bei der digitalen Transformation von Appian unterstützen zu lassen, da die Appian-Plattform eine schnelle Implementierung, einfache Handhabung und Flexibilität bietet“, sagte Denise.

Einige entscheidende Faktoren für QUT bei der Wahl seiner Geschäftsprozessmanagement (BPM)-Plattform waren der Bedarf an einer auf Studierende und Mitarbeiter ausgerichteten Lösung, die Reduzierung der Bürokratie, standardisierte und automatisierte Prozesse, regulierungskonforme Prozesse, Prozesstransparenz und Prüfpfade, KPI-Überwachung und -Berichte sowie eine Reduzierung der Betriebskosten.

QUT hat Appian genutzt, um eine Reihe von Geschäftsprozessen zu digitalisieren und rationalisieren sowie den Benutzern eine einfache, intuitive Benutzeroberfläche zur Verfügung zu stellen, die ihnen außerdem Zeit spart. Die automatisierten Geschäftsregeln in Appians Low-Code-Plattform haben dazu beigetragen, Prozesse effizienter und präziser zu gestalten und den Gesamtaufwand für die Prozessverwaltung zu reduzieren.

Darüber hinaus nutzte QUT Appian für seine Initiativen im Bereich der Berichterstattung, was es der Universität ermöglicht hat, mühelos Potenziale für Prozessverbesserung zu identifizieren und so sicherzustellen, dass die Universität auch in Zukunft in der Lage ist, die Transformation der Erfahrung von Personal und Studierenden fortzusetzen.

Appian führte eine Reihe neuer Unternehmensanwendungen auf der Appian-Cloud-Plattform ein, wodurch QUT in der Lage war, eine große Anzahl von Geschäftsprozessen neu zu gestalten, vor allem in den Bereichen Finanzen, Gehaltsabrechnung und Personalwesen.

„In Anbetracht der über 1.000 Papierformulare bei QUT mussten wir uns entscheiden, wo wir anfangen wollten, also wählten wir HR-Termine, da dieser Prozess mit vielen Herausforderungen verbunden war“, so Denise.

Nachdem wir uns für die Appian-Plattform entschieden hatten, dauerte die Einführung des Projekts und die Inbetriebnahme der ersten Anwendung nur acht Wochen.

QUT stellt etwa 3.000 feste Mitarbeiter pro Jahr ein (als Ersatz für ausscheidende Mitarbeiter sowie zur Besetzung neu geschaffener Rollen) und empfängt zudem ca. 7.000 Gastwissenschaftler pro Semester. Darüber hinaus verwaltet die Universität jedes Jahr etwa 6.500–7.000 Vertragsverlängerungen für befristete, gelegentliche, akademische und berufliche Positionen.

Vor der Bereitstellung der BPM-Plattform von Appian arbeiteten die Mitarbeiter von QUT mit 6 verschiedenen Papierformularen mit manueller Dateneingabe, wobei die Formulare durchschnittlich in 5-facher Ausfertigung gedruckt, unterzeichnet, gescannt und per E-Mail versandt wurden. Diese manuellen Prozesse führten häufig zu fehlerhaften und doppelten Formularen, und die Mitarbeiter mussten auf zahlreiche Systeme – wie z. B. von HR/Lohnabrechnung/Finanzen – zugreifen, um Daten in die Formulare einzutragen. Transparenz über den Fortschritt war ebenfalls ein Problem, da es keine einheitliche Lösung für die Verfolgung des Status oder des Fortschritts von Formularen gab.

Allein die manuellen Prozesse im Zusammenhang mit dem Abschluss von Vertragsverlängerungen durch die Personalabteilung kosteten QUT schätzungsweise 600.000 Dollar an Personalressourcen. Die 7.000 akademischen Gastposten werden während eines 4-wöchigen Zeitfensters zu Beginn eines Semesters besetzt, wobei täglich über 400 Formulare zur Bearbeitung eintreffen, was zu Überstundenzahlungen und zur Einstellung von Mitarbeitern für die gelegentliche Dateneingabe in diesem Zeitraum führt.

„Zuvor hatten unsere HR-Einstellungen eine durchschnittliche Bearbeitungszeit von 14 Tagen, was sowohl für die Mitarbeiter als auch für die einzustellenden Personen ein unglaublich frustrierender Prozess war“, erklärt Denise. „Es bestand außerdem ein hohes Risiko für die Universität, da wir aufgrund der Bearbeitungszeit eine nicht identifizierbare Anzahl von Mitarbeitern hatten, die ihre Arbeit bereits ohne vorliegenden Vertrag aufgenommen hatten.“

Die Implementierung der Appian-Cloud-Plattform bedeutete, dass die Formulare online von den HR-Mitarbeitern von QUT in einem einzigen System ausgefüllt werden konnten, wobei die Daten automatisch validiert wurden. Die Online-Formulare sind mit bekannten Daten vorausgefüllt, was Zeit spart, und die Prozesse sind nahtlos in andere HR-, Lohnabrechnungs- und Finanzsysteme integriert.

Roboterprozesse haben die manuelle Dateneingabe für die Lohnabrechnung sowie die Online-Vertragsannahme durch neue Mitarbeiter ersetzt, wodurch der Prozess deutlich beschleunigt wurde. Es müssen nun keine Formulare mehr ausgedruckt, unterschrieben und dann an die Personalabteilung zurückgeschickt werden.

„Die Lösung von Appian hat es uns ermöglicht, den Einstellungsprozess zu rationalisieren und alles sowohl für das Personal als auch für die neuen Mitarbeiter effizienter zu gestalten sowie sicherzustellen, dass wir alle Richtlinien und Verfahren einhalten“, fügt Denise hinzu. „Wir haben uns einen besseren Überblick über unsere HR-Formulare verschafft und verfügen jetzt über ein Prüfpfad-System, sodass der Formularfortschritt sich in Echtzeit verfolgt lässt.“

Über die Personalabteilung hinaus hat die digitale Transformation von QUT auf der Low-Code-Cloud-Plattform von Appian zahlreiche Vorteile für diverse Abteilungen der Universität mit sich gebracht. Die BPM-Lösung der Universität hat zudem positives Feedback von vielen ihrer Mitarbeiter erhalten.

Durch die Automatisierung von Prozessen konnte QUT das Druckaufkommen durch Formulare allein für den HR-Prozess um 200.000 Seiten pro Jahr reduzieren.

„Während Bewerbungen früher über einen manuellen, papierbasierten Prozess eingereicht, bewertet und vervollständigt wurden, hat QUT mit der Enterprise-Low-Code-Development-Plattform in der Cloud den Wechsel zu einem Online-Verfahren für die Einreichung, Bewertung und Genehmigung von Bewerbungen vollzogen, was eine erhebliche Zeitersparnis bei der Einreichung und Genehmigung von Formularen bedeutet“, so Denise.

„Die Low-Code-Plattform von Appian ermöglicht es uns, Anwendungen bis zu 20 Mal schneller zu entwickeln und bereitzustellen“, erklärt Denise. „Auf der Plattform haben wir eine 50-prozentige Kosteneinsparung, eine Risikominderung um 75 % und eine um 61 % verbesserte Kundenzufriedenheit erreicht.

Die Durchlaufzeit, d. h. die Zeit von der Einreichung eines Formulars bis zur Annahme des Vertrags durch den Mitarbeiter, wurde um 86 % reduziert. Außerdem werden jetzt 35 % der Verträge am selben Tag vergeben und angenommen, und alle Vertragsdaten von Gastakademikern können von Robotern eingegeben werden.

Die Universität hat eine starke Vision für die Optimierung ihrer Geschäftsprozesse und die Modernisierung der Benutzererfahrung für Personal und Studierende. Während die digitale Transformation als Projekt begann, wurde dem Sponsoring- und Lenkungsausschuss von QUT schon früh klar, dass es sich nicht um ein bloßes Projekt handelte, sondern vielmehr um einen fortlaufenden Bedarf an kontinuierlicher Verbesserung. Dies hat dazu geführt, dass QUT einen völlig neuen Geschäftsbereich ins Leben gerufen hat, der sich voll und ganz der Prozessverbesserung unter Verwendung von Technologie zur Automatisierung widmet. ​

„Appian freut sich, die Plattform bereitzustellen, um die Vision von QUT für die digitale Transformation zu beschleunigen und die Universität in die Lage zu versetzen, mit minimalem Zeit- und Arbeitsaufwand auf sich wandelnde Geschäftsanforderungen zu reagieren“, so Luke Thomas, Regional Vice President, ANZ von Appian. „Wir sind bestrebt, unseren Kunden bei ihren digitalen Transformationen zu helfen und sicherzustellen, dass ihre Technologielösungen agil genug sind, um sie auch in Zukunft bei ihrem Wachstum zu unterstützen“.

Neben dem Einsatz von Appian zur Verbesserung bestehender Prozesse plant QUT in Zukunft zudem den Einsatz von Appian-Anwendungen, um die Gestaltung, Umsetzung, Verwaltung und Optimierung von neu geschaffenen Geschäftsprozessen besser zu ermöglichen, was das Benutzererlebnis der Universitätsgemeinschaft zusätzlich aufwerten wird.