U.S. General Services Administration

Die General Services Administration (GSA) ist eine unabhängige Behörde der US-Regierung, die 1949 zur Aufsicht über und zur Unterstützung von Hauptaufgaben der US-Bundesbehörden gegründet wurde. Die GSA stellt US-Regierungsstellen Produkte und Kommunikationsmittel zur Verfügung, versorgt Bundesbeamte mit Transport und Büroraum, entwickelt behördenübergreifend kostensparende Richtlinien und übernimmt weitere Verwaltungsaufgaben.

Herausforderung

Die GSA war auf der Suche nach einer Anwendungsplattform zur Modernisierung von Betriebsabläufen innerhalb der Kernbereiche der Agentur. Die Plattform sollte leistungsstarke BPM Kapazitäten aufweisen, da man großen Wert auf Innovation und Effizienz legte.

Die Lösung von Appian

Die GSA verwendete Appian Cloud für die Umsetzung eines Hybrid-Cloud-Ansatzes, der zu verbesserter Effizient führt und gleichzeitig mit Daten integriert, die hinter der Firewall bleiben müssen. Der Federal Acquisition Service (FAS) der GSA nutzt Appian Cloud zur Beschaffungsplanung. Vor der Arbeit mit Appian hatte der FAS der GSA keinen Überblick über den jeweiligen Status der FAR-konformen Beschaffungspläne in der Pipeline. In der ganzen Abteilung wurden Beschaffungspläne unsystematisch erstellt und zwischen den einzelnen Verantwortlichen konnten nur unzureichende Informationen ausgetauscht werden. Dank der Lösung von Appian können 100 % aller Beschaffungspläne in Appian erstellt werden, wodurch der Bearbeitungsstatus einzelner Beschaffungspläne für alle Teammitglieder immer vollständig transparent ist. Zudem können mit der Lösung auch Überprüfungen und Genehmigungen für 11 verschiedene Genehmigungsketten automatisiert werden.

Der für Immobilien zuständige Public Building Service (PBS) der GSA hat eine auf Appian basierende Lösung mit dem Titel GSA Real Estate Exchange (G-REX) bereitgestellt, um die staatliche Mietbeschaffung mittels des sogenannten „Smart Leasing“ zu modernisieren. Die revolutionäre Lösung konnte in weniger als 18 Monaten frist- und budgetgerecht entwickelt und bereitgestellt werden. Das Prinzip des „Smart Leasing“ ist darauf ausgelegt, eine höhere Effizienz sowie konstantere Ergebnisse zu erzielen und gleichzeitig auf Basis von Unternehmensdaten fundiertere Geschäftsentscheidungen zu treffen. G-REX nutzt die Flexibilität der Appian Plattform, um eine stetige Prozessverbesserung, mobile Unterstützung, Social Collaboration und Datenintegration zu gewährleisten. Über 9.624 Assets und einen Radius von rund 35 Quadratkilometern hinweg, in dem über eine Million staatliche Mitarbeiter tätig sind, hat die Lösung die Leistung der Agentur erheblich optimiert und beschleunigt.

Darüber hinaus hat der GSA PBS mithilfe von Appian auch eine moderne und flexible Beschaffungsantragsmodul-Lösung (Procurement Request Module – PRM) bereitgestellt. Die PRM-Anwendung ist der erste Meilenstein auf dem Weg zu einer umfassenden Umwälzung sämtlicher Beschaffungsprozesse innerhalb des GSA PBS. Das vollständige System trägt den Titel „Electronic Acquisition System Integrated“ (EASi; deutsch integriertes elektronisches Beschaffungssystem) und soll sämtliche Aspekte des End-to-End-Beschaffungsprozesses gleichermaßen beschleunigen als auch modernisieren – von der Anfrage über die Bewerbung und das Aufstellen von Verträgen bis hin zu Verwaltungsaufgaben und Vertragsabschlüssen. Über eine intuitive gemeinsame Schnittstelle ermöglicht die PRM-Anwendung sowohl internen als auch externen PBS-Anwendern fundierte Entscheidungen und zeitnahes Handeln im Hinblick auf die Anforderung, Überprüfung und Genehmigung von Waren und Dienstleistungen. Das Ziel des GSA PBS ist ein verbessertes Case Management im Rahmen der Beschaffung. Da zu diesem Zweck eine effektive Datenintegration eine maßgebliche Rolle spielt, nutzt die Anwendung Appian Records zur unternehmensweiten Datenverwaltung. Darüber hinaus ist PRM mit dem auf Appian basierenden Planungsassistenten für Akquisitionen des GSA FAS integriert, dem sogenannten Acquisition Planning Wizard.