Defense Information Systems Agency

Die Defense Information Systems Agency (DISA) stattet die Streitkräfte der Vereinigten Staaten (U.S. Armed Forces) mit modernster Informationstechnologie aus, die dem Schutz und der Sicherheit der Nation dienen soll.

Herausforderung

Die DISA musste die Effizienz und Automatisierung der Beschaffungsprozesse steigern. Die Agency wünschte eine optimierte Zusammenarbeit über ein einzelnes webbasiertes System für Kunden, Vertragsnehmer und Verwaltungsbeamte, damit alle Aktivitäten vor, während und nach der Vergabe verwaltet werden konnten. Der bisherige Beschaffungsansatz der DISA wurde durch separate manuelle Prüflisten außerhalb des Systems, Einzelanmeldungen bei allen Untersystemen und manuell von den Mitarbeitern bearbeitete Vertragsdokumente behindert.

Die Lösung von Appian

Mithilfe von Appian entwickelte die DISA das cloudbasierte und mobilfähige Integrated Defense Enterprise Acquisition System (IDEAS) – die größte und umfassendste auf Geschäftsprozessmanagement basierte Akquisitionsmanagement-Lösung der US-Bundesregierung. IDEAS verbindet Beschaffungsprozesse, -systeme und DISA-Mitarbeiter (darunter mehr als 300 externe Auftragnehmer) in einer zentralen End-to-End-Beschaffungslösung, die es ermöglicht, sämtliche Beschaffungsaspekte vor, während und nach der Vergabe effektiv abzuwickeln. Dank Appian konnte die DISA Produktivitäts- und Arbeitsqualitätsverbesserungen erzielen, da komplexe behördliche Verfahren automatisiert wurden und ein Echtzeitzugriff auf Behördendaten und Anwendungen ermöglicht werden konnte.

Seit seiner Implementierung hat IDEAS bisher Verträge im Wert von über 1,7 Milliarden Dollar verarbeitet und in diesem Rahmen mehr als 36.000 Beschaffungsanforderungen erfüllt und über 38.000 Vertragshandlungen abgeschlossen. IDEAS hat 12 getrennte Legacy-Systeme ersetzt und so die Arbeitsergebnisse und das Arbeitserlebnis von Beschaffungspersonal und -auftragnehmern optimiert. Gleichzeitig konnten die Kosten für IT-Betrieb und -Wartung erheblich reduziert werden.