Defense Acquisition University

Als die zum Department of Defense (DoD) gehörende Universität für Beschaffungsschulung bietet die Defense Acquisition University (DAU) aufgabenspezifische und fortlaufende Pflichtkurse für das militärische und zivile Beschaffungspersonal. Die Mission der DAU ist es, Fachleuten Schulungen und Dienstleistungen anzubieten, damit die AT&L-Abteilung (Acquisition, Technology, and Logistics) des DoD fundierte Geschäftsentscheidungen treffen und den Streitkräften ebenso zeitnahe wie kostengünstige Ressourcen bereitstellen kann. Die AT&L-Belegschaft besteht derzeit aus über 126.000 Mitarbeitern aus dem Department of Army, Department of Navy, Department of Air Force sowie aus Verteidigungsspezialisten aus 13 Beschaffungstechnologie- und Logistikarbeitsfeldern.

Herausforderung

Die DAU war auf der Suche nach einer besseren IT-Lösung für das Verwalten der Einkaufs- und Schulungsanfragen. Man benötigte ein webbasiertes, benutzerfreundliches, für das Personal transparentes System, das über Funktionen wie z. B. eine einmalige Anmeldung durch die Integration in den Active Directory-Service der DAU verfügen sollte. Zudem musste das System einfach zu verwalten sein und über flexible Berichterstellungsfunktionen verfügen, um die manuelle Arbeit des Finanz- und Einkaufspersonals beim Nachverfolgen der Ausgaben zu automatisieren.

Die Lösung von Appian

Dank der Integration von Appian in das Mikro-Einkaufsmanagementsystem verfügt die DAU nun über eine webbasierte Umgebung, in der Prozesse erzwungen und die Effizienz, Zuverlässigkeit und Sichtbarkeit gesteigert werden. Das Mikro-Einkaufsmanagementsystem verarbeitet Hunderte von Requirierungen und stellt sicher, dass Geschäftsregeln und Genehmigungen in allen Instanzen eingehalten werden. Das System verringert die Requirierungverarbeitungsdauer, nutzt Webformulare zur Vermeidung einer wiederholten Dateneingabe, bietet Berichte zur Ermittlung von Prozessengpässen und ermöglicht das Erstellen weiterer Berichte, denen das DAU-Management wichtige Daten und Statistiken über die Requirierungstrends der Mikro-Einkaufsschulungen entnehmen kann. Am wichtigsten ist jedoch möglicherweise die Konsistenz der Berichterstellung von Appian, die mit ihren genauen Berichtsdaten einen erheblichen Vorteil darstellt. Dies bedeutet weniger Zeit und Aufwand bei der Datenprüfung und -bereinigung und mehr Konzentration auf die strategischen Geschäftsaspekte.