Herausforderung

Das Einpflegen von Neueinstellungen ist ein funktionsübergreifender, zeitraubender und oft von manueller Arbeit geprägter Prozess. Wir nutzen Geschäftsprozessmanagement, um die Schritte in den Abteilungen zu automatisieren und zu beschleunigen und um die Prozessübergabe zwischen den Abteilungen zu vereinfachen. Eigentlich beginnt das sogar schon vor der Einarbeitung: Wir nutzen das Geschäftsprozessmanagement zur Handhabung des gesamten Zyklus von der Personalsuche über die Interessentenauswahl und die Gespräche bis zum Vertragsangebot. Die entsprechenden Übergaben an das Personalwesen zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter erfolgen dann automatisch.

Prozessschritte

Die Übergaben vom Recruiting an das Personalwesen zur automatischen Vorbearbeitung starten Teilprozesse für alle Bereitstellungen in der IT, die Zustellung der Unterlagen für neue Mitarbeiter, die Benachrichtigung der Finanzabteilung über die Leistungsabwicklung und die Planung eines Erstgesprächs mit der Supervisorin. Diese Schritte gliedern sich in die nachfolgenden Prozesse ein – darunter die Einreichung der ausgefüllten Unterlagen, das Erstellen der Mitarbeiterfotos, -ausweise und Visitenkarten, die Benachrichtigung unseres Intranet-Teams zum Bereitstellen neuer Informationen im Mitarbeiterverzeichnis und das Einpflegen des neuen Mitarbeiters in unser Peoplesoft ERP-System.

Prozessvorteile

Eine gewaltige Reduzierung des Zeit- und Arbeitsaufwands für das Einpflegen neuer Mitarbeiter und die Gewährleistung, dass alle Schritte abgeschlossen wurden. Das Endergebnis: Die neuen Mitarbeiter können nun schneller und selbstständig als produktive Mitglieder in unser Team einsteigen.

Prozessbeteiligte

    • Recruiting
    • Personalmanagement
    • Finanzwesen
    • Führungsteam
    • Abteilungs-Supervisoren
    • IT
    • Neue Mitarbeiter

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