Herausforderung

Zur Entwicklung eines Systems für unsere Unternehmensanforderungen haben wir im Laufe der Jahre mehrere IT-Tools zusammengeflickt. Dieses System erforderte eine Menge manueller Dateneingaben, wobei dieselben Daten oft in mehrere Anwendungen eingepflegt werden mussten. Der Abruf von Informationen aus diesem System war ebenfalls eine große Herausforderung – egal, ob bei allgemeinen Anfragen oder für Standardberichte. All das behinderte das Unternehmen bei der Prozessoptimierung und Skalierung. Aufgrund der isolierten Entwicklung waren die Wartungskosten ebenfalls hoch.

Prozessbeteiligte

  • Rechnungsstellung und Buchhaltung, Betriebsabteilung, Berichtswesen und Leistungskennzahl-Team

Prozessschritte

Wir haben uns für eine BPM-Plattform entschieden, um die IT-Anfragen für Anwendungs-Services, SOW-Erstellung (Statement of Work), SOW-Tracking und Freigaben zu verwalten. Dabei wurden mehrere Altsysteme ersetzt und die Daten wurden in einer neuen Anwendung auf der Plattform zusammengeführt. Die neue Anwendung ist in alle anderen am Prozess beteiligten Anwendungen integriert, um den Großteil (wenn nicht sogar alle) der doppelten Einträge zu eliminieren.

Prozessvorteile

In der neuen BPM-Anwendung wurde die manuelle Dateneingabe reduziert, wichtige Daten werden automatisch systemübergreifend koordiniert und die Preisinformationen automatisch in den SOW-Prozess eingebunden. Wir verfügen jetzt über einen Self-Service-Berichtsmechanismus in Echtzeit und volle Prozesstransparenz mit einfachen Audit- und Nachverfolgungsmöglichkeiten.

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