Herausforderung

Mehr operative Effizienz und Kosteneinsparungen durch E-Beschaffung.

Prozessbeteiligte

  • Mitarbeitern
  • Dienstleister
  • Administratoren

Prozessschritte

Unsere BPM-basierte Lösung für die E-Beschaffung ist das Kernstück unseres neuen EBM-Systems (Enterprise Business Modernization). Damit können wir den Beschaffungszyklus besser handhaben und unseren Einkaufsteams ein effizientes und integriertes Kaufen bei einer Anlaufstelle ermöglichen. Das System ist eine durchgängige Lösung, die über einen Beschaffungsrahmen auf Basis von Zusammenarbeit und Prozessen in unsere Beschaffungsabläufe, -systeme und unser Personal integriert ist. Es ist zu 100 Prozent Web-basiert und fördert die Akzeptanz unter unseren Mitarbeitern, Dienstleistern und Administratoren, sodass alle Beteiligten von einem einheitlichen System zum Management aller Aktivitäten vor, während und nach der Auftragsvergabe profitieren. Das System standardisiert zwar den Einsatz bewährter Methoden in der Beschaffung, ist jedoch prozessbasiert und bietet uns die Flexibilität, uns an veränderte Anforderungen anzupassen.

Prozessvorteile

Geschäftsprozessmanagement-Software hat unsere Beschaffungsprozesse optimiert und ermöglicht uns die effektive Durchsetzung der Richtlinieneinhaltung, die Reduzierung der Akquisezyklusdauer und Kosteneinsparungen bei der Akquise.

Procurement

 

Herausforderung

Wir suchen eine verbesserte IT-Lösung für ein einfaches, automatisiertes und gestrafftes Verfahren zur Bearbeitung von Kauf- und Schulungsrequirierungen.

Prozessbeteiligte

  • Über 126.000 Endnutzer
  • Abteilungsleiter
  • Finanzwesen

Prozessschritte

Unser BPM-basiertes Mikro-Kaufmanagementsystem vereinfacht, automatisiert und verwaltet den Prozess der Kauf- und Schulungsrequirierungen durchgängig. Benutzer können Kauf- und Schulungsrequirierungen über ein einfaches, webbasiertes Formular einreichen. Das System validiert die Anfrage, um die Einhaltung interner und US-Richtlinien zu gewährleisten. Abhängig von der Abteilung des Benutzers prüft das System die Verfügbarkeit von Budgetcodes bei anderen Systemen und leitet die Requirierung an verschiedene Genehmiger und wichtige Beteiligte weiter, je nachdem, um welche Requirierungsart es sich handelt und welche Geschäftsregeln gelten. Wenn die Requirierungen genehmigt oder abgelehnt werden, erhalten die Benutzer automatische E-Mail-Benachrichtigungen. Da Dokumenten- und Knowledge-Management-Funktionen integriert sind, kann das System Genehmigungsverläufe und Anmerkungen für Requirierungen während des Prozesses verfolgen und zusammenstellen. So erhalten wir in jeder Phase detaillierte Einblicke in die Requirierung und können sicherstellen, dass die Beschaffungsmittel stets ordnungsgemäß eingesetzt werden. Der Zugriff auf zurückliegende Requirierungen und zusammengefasste Requirierungsberichte verschafft sowohl den Käufern als auch den Managern Echtzeit- und historische Trenddaten für kontinuierliche Prozessverbesserung. Das System liefert außerdem Einzelheiten zu abgeschlossenen Requirierungen an eine Datenbank, mit der wir die Informationen in andere Systeme einpflegen können.

Prozessvorteile

Mit unserem BPM-System verfügen wir nun über eine webbasierte Umgebung, in der Prozesse durchgesetzt und die Effizienz, Zuverlässigkeit und Sichtbarkeit gesteigert werden. Das System verarbeitet Hunderte von Requirierungen und stellt sicher, dass Geschäftsregeln und Genehmigungen in allen Instanzen eingehalten werden. Es verringert die Requirierungverarbeitungsdauer, nutzt Webformulare zur Vermeidung einer wiederholten Dateneingabe, bietet Berichte zur Ermittlung von Prozessengpässen und ermöglicht das Erstellen weiterer Berichte, denen das leitende Management wichtige Daten und Statistiken über die Requirierungstrends der Mikro-Einkaufsschulungen entnehmen kann. Am wichtigsten ist jedoch möglicherweise die Konsistenz der Berichtsdaten, die einen erheblichen Vorteil darstellt. Dies bedeutet weniger Zeit und Aufwand bei der Datenprüfung und -bereinigung und mehr Konzentration auf die strategischen Geschäftsaspekte.

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